Egy megfelelően kialakított telefonközpont megkönnyíti a vállalkozások belső kommunikációját, miközben a beérkező ügyfélhívások kezelését is szervezettebbé teszi.
A rendszer segítségével a munkatársak külön mellékeken érhetőek el, a hívások pedig a megfelelő ügyintézőhöz továbbíthatóak. A telefonközpont kiválasztásakor nem elegendő kizárólag a jelenlegi igényeket figyelembe venni, hiszen a későbbi bővítés, a készülékek kompatibilitása és a karbantartási lehetőségek is meghatározzák a beruházás értékét.
Telefonközpont az irodában: milyen feladatokra érdemes felkészíteni?
Egy vállalati alközpont a külső telefonvonalak és a belső mellékek közötti kapcsolatot biztosítja. A munkatársak közvetlenül hívhatják egymást, az ügyfelek pedig központi telefonszámon keresztül is elérhetik a vállalkozás részlegeit.
A megfelelő hívásirányítás fontos olyan munkahelyeken, ahol egyszerre több ügyintéző fogad telefonokat. Híváscsoportok segítségével a beérkező megkeresések több mellék között oszthatóak el, míg az automatikus kezelő a megfelelő osztály kiválasztásában segíti a hívó felet.
A telefonközpont kapacitását a mellékek száma és az egyidejű beszélgetések várható mennyisége alapján célszerű meghatározni. Emellett figyelmet igényel a külső vonalak típusa, a meglévő kábelezés és az esetleges IP-alapú telefonálás támogatása.
Egy kisebb irodában gyakran az egyszerű hívásátadás és a belső mellékek kezelése jelenti a legfontosabb szempontot. Nagyobb vállalkozásoknál viszont a részlegek közötti hívásirányítás, a jogosultságkezelés és a több telephely összekapcsolása is felmerül.
Siemens telefonközpont: mire figyeljünk meglévő rendszer bővítésekor?
A Siemens telefonközpont elnevezés alatt többféle, eltérő műszaki kialakítású vállalati alközponttal találkozhatunk. A korábbi Siemens és Siemens Enterprise Communications termékvonalak egy része később más márkanevek alatt folytatódott, ezért a pontos típusazonosítás lényeges a karbantartás és az alkatrészbeszerzés során.
A régebbi HiPath rendszerek és az újabb OpenScape megoldások között jelentős különbségek vannak a csatlakozások, a támogatott készülékek és a rendelkezésre álló funkciók tekintetében. Egy meglévő alközpont bővítése előtt ezért ellenőrizni kell a hardververziót, a szoftveres beállításokat és az esetleges licenceket.
A Siemens telefonközpont működéséhez használt készülékek kompatibilitása szintén meghatározó. A digitális rendszertelefonok nem feltétlenül helyettesíthetőek közvetlenül IP-alapú modellekkel, még akkor sem, ha ugyanahhoz a termékcsaládhoz kapcsolódnak.
A korszerűsítés során érdemes felmérni, hogy a meglévő eszközök mely részei használhatóak tovább. Bizonyos esetekben elegendő a konfiguráció módosítása vagy egy kompatibilis bővítőegység telepítése, míg más helyzetekben a teljes rendszer cseréje jelenthet hosszabb távú megoldást.
A Siemens telefonközpont karbantartásánál a szerviztámogatás és a pótalkatrészek elérhetősége is fontos kérdés. Régebbi berendezéseknél előfordul, hogy egy meghibásodott egység pótlása nehezebb, ezért a vállalkozás működési kockázatait is mérlegelni kell.
IP-alapú fejlesztés esetén a hálózati infrastruktúra állapota külön figyelmet érdemel.